Viele Dokumentenmanagementsysteme nehmen Dokumente per E-Mail entgegen – DocuWare, ecoDMS oder d.velop stellen dafür eine eigene Import-Adresse bereit. Tragen Sie diese Adresse in Schulungstool.de als Weiterleitungsziel ein, und jedes neue Teilnahmezertifikat landet automatisch in Ihrem DMS. Ohne Zusatzsoftware und ohne technisches Projekt: Die Einrichtung ist ein einziges E-Mail-Feld.
So richten Sie die Weiterleitung ein
Sie haben drei Stellen zur Auswahl, je nachdem wie gezielt die Ablage sein soll:
- Für das ganze Konto: Öffnen Sie im Administrationsbereich Einstellungen und tragen Sie die Import-Adresse Ihres DMS bei Jedes Teilnahmezertifikat per E-Mail weiterleiten ein. Ab dann wird jedes neue Zertifikat dorthin gesendet.
- Je Gruppe: In den Einstellungen einer Gruppe gibt es das Feld Teilnahmezertifikate per E-Mail weiterleiten – praktisch, wenn zum Beispiel nur die Zertifikate der Produktion in einen bestimmten Ordner sollen.
- Je Kurs: Auch einzelne Kurse können eine eigene Weiterleitungsadresse haben, etwa für Unterweisungen mit besonderer Nachweispflicht.
Die Adressen lassen sich kombinieren: Schulungstool.de sendet das Zertifikat an alle zutreffenden Ziele, jede Adresse erhält es genau einmal.
Wann sich der direkte Weg lohnt
Die E-Mail-Ablage ist der schnellste Weg und völlig ausreichend, wenn Ihr DMS den Mail-Import beherrscht. Noch robuster ist die direkte Ablage: Schulungstool.de lädt Zertifikate auch auf Ihren eigenen SFTP-Server hoch (zum Beispiel in einen Ordner, den Ihr DMS überwacht), in Ihren S3-Bucket oder in die digitale Personalakte von Personio. Alle diese Wege haben ein Zustellprotokoll mit automatischen Wiederholungen, falls das Ziel einmal nicht erreichbar ist.
Sie sind unsicher, welcher Weg zu Ihrem System passt? Schreiben Sie uns – wir helfen bei der Einrichtung.