Benutzer ohne E-Mail-Adresse legen Sie wie alle anderen an und lassen das E-Mail-Feld leer. Zum Anmelden genügen Benutzername und Passwort.
Die Zugangsdaten übergeben Sie dann selbst, zum Beispiel als Handzettel aus dem Import.
Vier Wege zum Benutzerkonto
Jeder dieser Wege funktioniert ohne E-Mail-Adresse:
- Benutzer importieren: Laden Sie Ihre Benutzerliste hoch, die E-Mail-Spalte darf leer bleiben. Die Ergebnisseite bietet danach die Zugangsdaten als Handzettel (PDF) an; laden Sie sie gleich herunter, sie stehen nur 24 Stunden bereit. Eine Personalliste aus DATEV laden Sie unverändert hoch, siehe Benutzer aus DATEV importieren.
- Benutzer manuell erstellen: Lassen Sie beim Anlegen einzelner Benutzer das Feld E-Mail-Adresse leer und vergeben Sie direkt ein Startpasswort.
- Selbst-Registrierung: Mitarbeiter registrieren sich per Link, QR-Code oder Aushang selbst. Das E-Mail-Feld im Formular ist standardmäßig optional, Sie können es auch ganz ausblenden.
- Personio verbinden: Mitarbeiter ohne E-Mail-Adresse legt die Integration automatisch mit an. Der Probelauf weist in der jeweiligen Zeile darauf hin, dass Sie die Zugangsdaten persönlich übergeben.
Zugangsdaten übergeben
Für die erste Anmeldung braucht der Benutzer seinen Benutzernamen, sein Startpasswort und die Adresse Ihrer Login-Seite. Die Handzettel aus dem Import enthalten all das, dazu einen QR-Code für die Anmeldung per Smartphone, in der Sprache des jeweiligen Benutzers.
Einzeln angelegte Benutzer bekommen ihr Startpasswort direkt im Dialog Benutzer erstellen. Damit der Benutzer es bei der ersten Anmeldung durch ein eigenes ersetzt, öffnen Sie danach Benutzer bearbeiten und setzen das Häkchen bei Passwortwechsel erzwingen (Anleitung: Passwort eines Benutzers ändern und Passwortwechsel erzwingen). Beim Import heißt die Option Passwortwechsel bei der ersten Anmeldung erzwingen.
Wie Sie die Zugangsdaten im Betrieb verteilen und Mitarbeiter ohne E-Mail-Adresse an fällige Unterweisungen erinnern, beschreibt der Ratgeber Online-Unterweisung ohne E-Mail-Adresse.
Was ist mit Einladungen und Erinnerungen, die sonst per E-Mail kommen?
E-Mails erhalten Benutzer ohne E-Mail-Adresse nicht; fällige Kurse sehen sie nach der Anmeldung in ihrem Lernbereich. Damit nichts liegen bleibt, schicken Sie sich und den Abteilungsleitungen regelmäßig Berichte über Kursteilnahmen per E-Mail: Sie zeigen unerledigte und überfällige Kursteilnahmen. Offene Teilnahmen finden Sie außerdem jederzeit über Kursteilnahmen filtern.
Gemeinsames Postfach als zusätzliche E-Mail-Adresse hinterlegen
Teilen sich mehrere Mitarbeiter ein Postfach, zum Beispiel die Adresse einer Abteilung, tragen Sie es als zusätzliche E-Mail-Adresse ein. Dorthin schickt Schulungstool.de dann alle Benachrichtigungen des Benutzers, etwa zu neuen Kursteilnahmen. Anders als die normale E-Mail-Adresse darf dieselbe zusätzliche Adresse bei mehreren Benutzern stehen.
- Aktivieren Sie unter Einstellungen > Erweiterte Einstellungen > Benutzerattribute den Schalter Zusätzliche E-Mail-Adresse (Details: Weitere Benutzer-Informationen hinterlegen).
- Tragen Sie die Adresse beim Anlegen des Benutzers im Feld Zusätzliche E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen ein, bei bestehenden Benutzern über Benutzer bearbeiten.
Zum Anmelden und zum Zurücksetzen des Passworts taugt diese Adresse nicht, dafür braucht es die normale E-Mail-Adresse.
E-Mail-Adresse später nachtragen
Bekommt ein Mitarbeiter später eine E-Mail-Adresse, tragen Sie sie über Benutzer bearbeiten nach. Bei Benutzern, die aus Personio kommen, genügt die Pflege in Personio. Ab dann funktionieren die Einladung per E-Mail, Erinnerungen und die Funktion Passwort vergessen.