Eine Online-Unterweisung funktioniert auch ohne E-Mail-Adresse. Die Mitarbeiter melden sich mit Benutzername und Passwort an, am eigenen Smartphone oder an einem gemeinsamen Gerät im Betrieb. Die Zugangsdaten bekommen sie auf Papier, und an fällige Unterweisungen erinnert die Führungskraft.

Das Wichtigste in Kürze

  • Die Unterweisungspflicht nach § 12 ArbSchG gilt für alle Beschäftigten, auch für die ohne E-Mail-Adresse oder Bildschirmarbeitsplatz.
  • Für die Online-Unterweisung genügt ein Benutzerkonto mit Benutzername und Passwort, sofern Ihre Software Konten ohne E-Mail-Adresse erlaubt.
  • Die Zugangsdaten übergeben Sie persönlich, etwa als Handzettel mit QR-Code oder zusammen mit der Lohnabrechnung.
  • Fällige Unterweisungen kündigen die Führungskräfte an; regelmäßige Berichte zeigen ihnen, wer noch offen ist.
  • Teilen sich mehrere Mitarbeiter ein Postfach, können Benachrichtigungen dorthin gehen. Ein eigenes Benutzerkonto braucht trotzdem jeder.

Welche Mitarbeiter haben keine E-Mail-Adresse?

Keine geschäftliche E-Mail-Adresse haben vor allem Beschäftigte ohne Bildschirmarbeitsplatz: in Produktion und Lager, in der Reinigung, im Fahrdienst oder in der Haustechnik. Dazu kommen Aushilfen und Saisonkräfte sowie Teams, die sich ein Postfach teilen.

Unterwiesen werden müssen sie trotzdem. § 12 Abs. 1 ArbSchG verpflichtet den Arbeitgeber, alle Beschäftigten ausreichend und angemessen zu unterweisen, und zwar während ihrer Arbeitszeit. § 4 Abs. 1 DGUV Vorschrift 1 verlangt, die Unterweisung mindestens einmal jährlich zu wiederholen und zu dokumentieren. Eine fehlende E-Mail-Adresse ändert daran nichts.

Wie melden sich Mitarbeiter ohne E-Mail-Adresse an?

Mitarbeiter ohne E-Mail-Adresse melden sich mit Benutzername und Passwort an. Das setzt eine Software voraus, die Benutzerkonten ohne E-Mail-Adresse zulässt. Achten Sie darauf schon beim Unterweisungssoftware-Vergleich.

Für das Gerät gibt es zwei Wege:

  • Eigenes Smartphone: Läuft die Software im Browser, brauchen die Mitarbeiter keine App. Sie öffnen die Adresse oder scannen einen QR-Code.
  • Gemeinsames Gerät im Betrieb: ein Tablet oder PC, zum Beispiel im Pausenraum oder im Meisterbüro. Jeder meldet sich mit seinem eigenen Konto an und danach wieder ab, damit der Nachweis der richtigen Person zugeordnet wird.

Da die Unterweisung in die Arbeitszeit fällt, legen Sie fest, wann und wo die Mitarbeiter sie erledigen, etwa zu Schichtbeginn. Wer kein eigenes Smartphone nutzen möchte, bekommt ein Gerät im Betrieb. Welche Browser und Geräte eine webbasierte Lösung voraussetzt, zeigen beispielhaft die Systemanforderungen für Online-Unterweisungen.

Wie bekommen die Mitarbeiter ihre Zugangsdaten?

Ohne E-Mail übergeben Sie die Zugangsdaten auf Papier oder persönlich. Infrage kommen zum Beispiel:

  • Übergabe durch die direkte Führungskraft, etwa in der Schichtbesprechung
  • Handzettel zusammen mit der Lohn- oder Gehaltsabrechnung
  • Versand per Post
  • Abholung bei einer zentralen Stelle, zum Beispiel im Personalbüro
  • Aushang am Schwarzen Brett mit einem QR-Code, über den sich die Mitarbeiter selbst registrieren

Legen Sie den Zugangsdaten ein kurzes Begleitschreiben bei: wozu die Online-Unterweisung dient, wie die Anmeldung funktioniert und an wen sich die Mitarbeiter bei Fragen wenden. Vergeben Sie ein Startpasswort, das bei der ersten Anmeldung geändert werden muss; dann kennt nur der Mitarbeiter selbst sein Passwort.

Ohne E-Mail-Adresse kann sich niemand ein neues Passwort zuschicken lassen. Legen Sie deshalb fest, wer vergessene Passwörter zurücksetzt, zum Beispiel die Führungskraft oder das Personalbüro.

Wie erfahren Mitarbeiter ohne E-Mail von fälligen Unterweisungen?

Mitarbeiter ohne E-Mail erfahren von fälligen Unterweisungen meist durch ihre direkte Führungskraft, mündlich oder per Aushang. Damit die Führungskraft weiß, wer noch offen ist, braucht sie einen regelmäßigen Überblick über offene und überfällige Teilnahmen, am besten als automatischen Bericht aus der Software. Nach der Anmeldung sehen die Mitarbeiter ihre offenen Unterweisungen in der Software selbst.

Teilen sich mehrere Mitarbeiter ein Postfach, etwa eine Abteilungsadresse, können Einladungen und Erinnerungen auch dorthin gehen. Zum Anmelden taugt ein gemeinsames Postfach dagegen meist nicht, weil eine Anmelde-Adresse in der Regel nur zu einem Konto gehört.

So setzen Sie die Online-Unterweisung ohne E-Mail-Adresse mit Schulungstool.de um

Schulungstool.de ist eine deutsche Unterweisungssoftware für Online-Unterweisungen und Mitarbeiterschulungen, in der Benutzerkonten keine E-Mail-Adresse brauchen. Ihre Mitarbeiter melden sich auf der Login-Seite wahlweise mit Benutzername oder E-Mail-Adresse an.

Login-Seite von Schulungstool.de mit den Feldern ‘Benutzername oder E-Mail-Adresse’ und ‘Passwort’, dem Button ‘Anmelden’ und der Sprachauswahl ‘Deutsch’

So kommen Mitarbeiter ohne E-Mail-Adresse in Schulungstool.de:

  • Import der Mitarbeiterliste: Die E-Mail-Spalte darf leer bleiben. Nach dem Import laden Sie druckfertige Handzettel herunter, ein A4-Blatt pro Person mit Benutzername, Passwort und QR-Code, in der Sprache des Mitarbeiters. Komplexe Listen importiert unser Support kostenfrei für Sie.
  • Selbst-Registrierung: Ein Aushang mit QR-Code führt zum Registrierungsformular. Das E-Mail-Feld ist dort optional, Sie können es auch ganz ausblenden.
  • Einzeln anlegen oder automatisch über die Personio-Integration.

Für ein gemeinsames Postfach hinterlegen Sie eine zusätzliche E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen. Berichte per E-Mail zeigen Ihnen und den Abteilungsleitungen unerledigte und überfällige Kursteilnahmen, und vergessene Passwörter setzen Administratoren im Benutzerprofil neu. Die Schritte im Einzelnen zeigt die Anleitung Benutzer ohne E-Mail-Adresse anlegen.

Häufige Fragen

Ist eine Online-Unterweisung ohne E-Mail-Adresse zulässig?

Ob Mitarbeiter eine E-Mail-Adresse haben, spielt für die Zulässigkeit keine Rolle. Es gelten dieselben Anforderungen wie für jede Online-Unterweisung nach DGUV Regel 100-001: Inhalte mit Bezug zum Arbeitsplatz, die Möglichkeit für Rückfragen, eine Verständnisprüfung und kein reines Selbststudium. Wann Online-Unterweisungen zulässig sind, erklärt die FAQ dazu.

Reicht ein gemeinsames Konto für mehrere Mitarbeiter?

Nein. Die Unterweisung muss nach § 4 Abs. 1 DGUV Vorschrift 1 dokumentiert werden, und der Nachweis soll zeigen, wer wann unterwiesen wurde. Ein Konto, das sich mehrere teilen, belegt das für die einzelne Person nicht. Was auf einen Unterweisungsnachweis gehört, erklärt unser Ratgeber.

Quellen

Alle Quellen abgerufen am 28. Oktober 2026.