Personio-Integration
Personio legt Ihre Mitarbeiter automatisch in Schulungstool.de an und hält sie aktuell.
Mitarbeiterdaten pflegen Sie nur noch in Personio: Neue Mitarbeiter erscheinen von selbst als Benutzer in Schulungstool.de und werden zum Austrittsdatum deaktiviert. Teilnahmezertifikate landen auf Wunsch in der digitalen Personalakte, und für Audits bleiben Zertifikate und Schulungsverlauf dauerhaft erhalten.
Automatisch anlegen und aktuell halten
Neue Mitarbeiter aus Personio erscheinen von selbst in Schulungstool.de, mit Name, E-Mail-Adresse, Abteilung und Standort. Über die Zuordnung von Abteilungen zu Gruppen erhalten sie ihre Pflichtschulungen automatisch zugewiesen.
Sofort-Synchronisation
Personio meldet Änderungen sofort an Schulungstool.de: Ein neuer Mitarbeiter oder eine korrigierte E-Mail-Adresse ist in der Regel nach wenigen Augenblicken übernommen. Als Sicherheitsnetz gleicht Schulungstool.de zusätzlich stündlich alle Änderungen und jede Nacht den kompletten Datenbestand ab.
Austritte sauber abgeschlossen
Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, wird sein Benutzer zum Austrittsdatum deaktiviert. Bis dahin kann er laufende Pflichtschulungen abschließen. Zertifikate und Schulungsverlauf bleiben dauerhaft erhalten, nichts wird gelöscht.
Personalakte in Personio
Auf Wunsch legt Schulungstool.de jedes neue Teilnahmezertifikat automatisch in der digitalen Personalakte des Mitarbeiters ab – in einer Dokument-Kategorie Ihrer Wahl und mit Zustellprotokoll.
Vorschau vor der ersten Synchronisation
Vor der Aktivierung zeigt eine Vorschau exakt, was die erste Synchronisation tun würde: wer angelegt, aktualisiert oder deaktiviert wird. Ein Schwellen-Schutz hält ungewöhnlich viele Deaktivierungen an, bis Sie sie ausdrücklich bestätigen.
Sync-Protokoll
Jeder Lauf wird 90 Tage aufbewahrt. Sie sehen jederzeit, wann synchronisiert wurde, was sich geändert hat und welche Einträge noch eine Entscheidung von Ihnen brauchen – und klären sie direkt im Protokoll.
So funktioniert die Einrichtung
Sie richten die Integration als Administrator selbst ein, unter Einstellungen > Integrationen. Ein Assistent führt Sie ohne IT-Projekt durch fünf Schritte:
- Personio verbinden: Sie legen in Personio API-Zugangsdaten mit Lesezugriff an und tragen Client-ID und Client-Secret in Schulungstool.de ein. Mitarbeiterdaten werden ausschließlich gelesen; Zertifikate legt Schulungstool.de nur dann in der Personalakte ab, wenn Sie diese Option einschalten.
- Verbindungsprüfung: Schulungstool.de prüft die Zugangsdaten sofort und meldet, wie viele Mitarbeiter und Abteilungen gefunden wurden.
- Filter: Sie wählen, wer synchronisiert wird – einzelne Abteilungen und Standorte oder alle Mitarbeiter.
- Zuordnung: Sie ordnen Personio-Abteilungen den Gruppen in Schulungstool.de zu und legen fest, welche Felder übernommen werden. So bekommen neue Mitarbeiter ihre Kurse automatisch.
- Vorschau und Aktivierung: Die Vorschau zeigt jede geplante Änderung. Synchronisiert wird erst, wenn Sie aktivieren; danach läuft die Integration automatisch und informiert Sie, wenn etwas Ihre Entscheidung braucht.
Die Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Screenshots finden Sie im Hilfe-Artikel Personio verbinden.
Häufige Fragen zur Personio-Integration
Was kostet die Personio-Integration?
Die Personio-Integration ist in allen Tarifen enthalten. Es gelten die normalen Preise von Schulungstool.de nach Benutzerzahl.
Schreibt Schulungstool.de Daten nach Personio zurück?
Nur, wenn Sie es möchten: Auf Wunsch legt Schulungstool.de abgeschlossene Schulungszertifikate automatisch in der digitalen Personalakte des Mitarbeiters ab, in einer Dokument-Kategorie Ihrer Wahl und mit Zustellprotokoll. Darüber hinaus wird in Personio nichts verändert; die Mitarbeiterdaten selbst werden ausschließlich gelesen.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter austritt?
Der Benutzer wird zum Austrittsdatum deaktiviert. Bis dahin bleibt er aktiv und kann Pflichtschulungen abschließen. Zertifikate und Schulungsverlauf bleiben dauerhaft erhalten und stehen für Audits bereit; gelöscht wird nichts automatisch.
Funktioniert das auch für Mitarbeiter ohne E-Mail-Adresse?
Ja. Mitarbeiter ohne E-Mail-Adresse werden wie alle anderen angelegt; ihre Zugangsdaten übergeben Sie als gedruckten Handzettel. Wie das geht, zeigt der Hilfe-Artikel Benutzer ohne E-Mail-Adresse anlegen.
Behalte ich die Kontrolle über Einladungen und E-Mails?
Ja. Bei der ersten Synchronisation werden grundsätzlich keine E-Mails verschickt: Sie prüfen das Ergebnis und laden Ihre Mitarbeiter dann gesammelt ein. Für den laufenden Betrieb entscheiden Sie, ob neue Mitarbeiter sofort, später oder gar nicht per E-Mail eingeladen werden.
Welche Voraussetzungen gibt es in Personio?
Sie brauchen Administrator-Zugriff auf Personio, um dort API-Zugangsdaten mit Lesezugriff auf Personen und Anstellungen anzulegen (in Personio unter Einstellungen > Integrationen > API-Zugangsdaten). Schulungstool.de prüft die Verbindung direkt bei der Einrichtung.
Wie aktiviere ich die Personio-Integration?
Die Personio-Integration richten Sie selbst ein, eine Freischaltung durch den Support ist nicht nötig: Öffnen Sie im Administrationsbereich Einstellungen > Integrationen und klicken Sie bei Personio auf Einrichten. Ein Assistent führt Sie durch fünf Schritte, und eine Vorschau zeigt vor der Aktivierung jede Änderung. Sie nutzen Schulungstool.de noch nicht? Dann testen Sie 14 Tage kostenlos – die Integration ist in jedem Testkonto enthalten.