Eine Online-Schulung ist eine Schulung oder Unterweisung, die Ihre Mitarbeiter im Browser bearbeiten, wann und wo es in den Arbeitsalltag passt. Dieser Leitfaden zeigt, welche Vorteile das für Unternehmen hat, wie eine Online-Schulung abläuft, worauf Sie bei der Software achten und wie Sie Online-Schulungen in fünf Schritten einführen, von der Auswahl bis zum dokumentierten Nachweis.

Das Wichtigste in Kürze

  • Online-Schulungen sparen Präsenztermine, Räume und Reisen; laut unserem Rechenbeispiel bis zu 65 % der Unterweisungskosten.
  • Jede Teilnahme wird automatisch dokumentiert, mit Zertifikat; das ist bei Pflichtunterweisungen der entscheidende Vorteil gegenüber Papierlisten.
  • Für die Software zählen vier Dinge: einfache Bedienung, DSGVO-konformes Hosting in Deutschland, eigene Inhalte ohne Zusatzsoftware und kostenfreier Support.
  • Eingeführt wird in fünf Schritten: Software auswählen, Benutzer anlegen, Kurs erstellen, zuweisen und erinnern, Nachweis erhalten.
  • Pflichtunterweisungen dürfen online stattfinden, wenn Inhalte arbeitsplatzbezogen sind, Rückfragen möglich bleiben und das Verständnis geprüft wird.

Warum lohnen sich Online-Schulungen?

Schulungen und Unterweisungen gehören zum Arbeitsschutz und zur Weiterbildung in jedem Betrieb. Präsenztermine zu organisieren kostet aber Zeit, bindet Trainer und Räume und scheitert im Alltag oft an vollen Kalendern und Schichtplänen. Nicht zu schulen ist keine Lösung: Wo Arbeitsschutz und Weiterbildung stocken, steigen Ausfallzeiten und das Risiko von Unfällen.

Online-Schulungen lösen dieses Dilemma. Jeder lernt, wann und wo es passt, und jede Teilnahme wird automatisch dokumentiert. Seit der Corona-Pandemie, in der viele Unternehmen erstmals digital unterwiesen haben, sind sie breit etabliert.

Welche Vorteile hat eine Online-Schulung?

Von Online-Schulungen profitieren alle Beteiligten: die Mitarbeiter, die Trainer und die Geschäftsführung. Die Kurzfassung steht in der FAQ Vorteile von Online-Schulungen; die acht wichtigsten Punkte im Einzelnen:

1. Zeitunabhängig schulen

Ihre Mitarbeiter bearbeiten die Schulung dann, wenn sie aufnahmefähig sind. Die Schulung passt sich den Lernenden an, nicht umgekehrt, und wer einen festen Termin verpasst hätte, nimmt einfach später teil.

2. Ortsunabhängig schulen

Im Homeoffice, am Standort oder unterwegs: Jeder wählt den Ort, an dem er sich am besten konzentrieren kann. Nur wenige Menschen lernen in einem vollen Schulungsraum am besten.

3. Zeit und Kosten sparen

Wer online schult, spart Raummiete, Trainerzeit und die Arbeitszeit, die sonst in Organisation und Wartezeiten fließt. Laut unserem Rechenbeispiel sparen Unternehmen so bis zu 65 % der Schulungs- und Unterweisungskosten; Reise- und Hotelkosten sind dabei noch nicht eingerechnet.

4. Teilnahmen automatisch dokumentieren

Bei Arbeitsschutzthemen muss jede Teilnahme nachweisbar sein. Nach einem Arbeitsunfall gehört die Frage „Wurde die Person unterwiesen?“ zu den ersten, die geprüft werden. Fehlt die Unterweisung oder ihr Nachweis, drohen den Verantwortlichen rechtliche Folgen.

Eine Software für Online-Unterweisungen dokumentiert jede Teilnahme von selbst. In Schulungstool.de sehen Sie mit wenigen Klicks, wer fertig ist und wer noch nicht, und schicken säumigen Teilnehmern eine Erinnerung.

5. In den Arbeitsalltag integrieren

Ein Präsenztermin kennt nur einen Ort und eine Zeit, und wer krank, im Kundengespräch oder in einer anderen Schicht ist, fehlt. Online-Schulungen nutzen die ruhigeren Stunden, die es in jedem Arbeitsalltag gibt, ohne Terminstress und ohne, dass alle anderen warten müssen.

6. Wiederholungen automatisch planen

Wiederholte Inhalte bleiben besser im Gedächtnis, und viele Unterweisungen müssen ohnehin jährlich stattfinden. Die Software plant die Wiederholung ein und erinnert per E-Mail; Sie müssen im nächsten Jahr nicht daran denken.

7. Berichte für den Überblick

Berichte per E-Mail zeigen in frei wählbaren Abständen, wer seine Schulung erledigt hat und wer nicht. So sprechen Sie gezielt die Kollegen an, bei denen noch etwas offen ist.

8. Rückfragen per Mail

Nicht jeder versteht alles beim ersten Mal. In Schulungstool.de stellen Teilnehmer ihre Frage direkt aus der Schulung heraus über das Brief-Symbol. Der Kursersteller bekommt die Frage mit der Folie, auf der sie entstanden ist, beantwortet sie und verbessert bei Bedarf die Folie.

Online-Schulung durchführen: Wie geht das?

Online-Schulungen durchführen heißt für Lernende etwas anderes als für Kursersteller.

Online-Schulung durchführen als Lernender

Die Mitarbeiter erhalten eine E-Mail mit dem Link zu ihrem Lernbereich, legen ein Passwort fest und sehen ihre zugewiesenen Kurse. Ein Kurs besteht aus Folien, Bildern, Videos, Artikeln oder einem Voice-Over, dazu Quizfragen. Bearbeitet wird am Smartphone, Tablet, Laptop oder PC; wer unterbrochen wird, macht später an derselben Stelle weiter. Nach dem Abschluss gibt es das Teilnahmezertifikat zum Speichern oder Ausdrucken.

Als Kursersteller

Die Schulungsplattform ist in wenigen Minuten angelegt: Sie registrieren sich kostenlos, wählen eine Adresse wie ihre-firma.schulungstool.de und legen Ihren Benutzeraccount an. Danach erstellen Sie Kurse, fügen Mitarbeiter hinzu und weisen Schulungen zu. Die Dokumentation läuft im selben System mit, und Sie sehen jederzeit, welche Schulungen überfällig sind.

Worauf kommt es bei der Software für Online-Schulungen an?

Vier Punkte waren unseren Kunden bei der Entscheidung für eine Software wichtig.

Bei Schulungstool.de steht der Serverstandort Deutschland in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren fest, die Unterauftragnehmer sitzen in der EU, und der Support ist kostenfrei. Wie Sie acht Anbieter nach diesen und weiteren Kriterien vergleichen, zeigt der Artikel Unterweisungssoftware im Vergleich.

Mehr dazu: Unterweisungssoftware auswählen: Worauf kommt es an? · Was kostet eine Unterweisungssoftware?

Wie führen Sie Online-Schulungen im Unternehmen ein?

Aus den Gesprächen mit unseren Kunden wissen wir, woran die Einführung hängt: nicht am Kurs, sondern daran, alle Mitarbeiter ins System zu bekommen. Die fünf Schritte in der Reihenfolge, die sich bewährt hat:

1. Software auswählen und testen

Legen Sie eine Testplattform an und bauen Sie einen echten Kurs aus Ihrem Betrieb, von der Zuweisung bis zum Zertifikat. So sehen Sie, ob die Bedienung passt, bevor Sie sich entscheiden.

2. Benutzer anlegen

Haben Ihre Mitarbeiter E-Mail-Adressen, laden Sie sie per Einladungsmail ein; sie setzen ihr Passwort selbst und landen auf Wunsch direkt in der richtigen Gruppe. Mitarbeiter ohne E-Mail-Adresse legen Sie mit dem Import-Assistenten aus einer Liste an oder, bei wenigen Personen, einzeln von Hand, und geben Benutzername und Passwort auf Papier weiter.

Mehr dazu: Benutzer importieren · Benutzer manuell erstellen · Online-Unterweisung ohne E-Mail-Adresse

3. Kurs erstellen

Die meisten Inhalte liegen schon vor: Präsentationen aus PowerPoint oder Keynote laden Sie als PDF in den Kurs, ergänzen Quizfragen zur Verständnisprüfung und auf Wunsch ein Video, ein Voice-Over oder einen Artikel aus dem integrierten Editor. Wie Sie E-Learning selbst erstellen, vom Lernziel bis zum Nachweis, zeigt der Leitartikel Schritt für Schritt; die Gestaltungsregeln stehen im Ratgeber Online-Schulung gestalten.

4. Zuweisen und erinnern

Weisen Sie den Kurs als Kursteilnahme mit Frist zu, einzeln oder gleich einer ganzen Gruppe wie einer Abteilung oder einem Standort. Die Software erinnert vor Ablauf der Frist per E-Mail. Jährliche Unterweisungen stellen Sie auf automatische Wiederholung. Die Anleitung dazu: Kursteilnahmen erstellen.

5. Zertifikat und Nachweis

Nach erfolgreicher Teilnahme entsteht das Teilnahmezertifikat von selbst, im Layout Ihres Unternehmens. Teilnehmer bekommen es per E-Mail und finden es in ihrem Lernbereich; Sie suchen, filtern und drucken alle Zertifikate im Administrationsbereich. Was ein Nachweis bei Pflichtunterweisungen enthalten muss, steht im Ratgeber zum Unterweisungsnachweis.

Dürfen Pflichtunterweisungen als Online-Schulung stattfinden?

Ja, wenn die Inhalte auf den Arbeitsplatz zugeschnitten sind, die Beschäftigten Rückfragen stellen können, das Verständnis geprüft wird und die Teilnahme dokumentiert ist. Für einzelne Themen mit praktischen Übungen, etwa den Umgang mit dem Feuerlöscher, bleibt ein Präsenzteil nötig. Was bei der jährlichen Sicherheitsunterweisung Pflicht ist, erklärt der Leitartikel dazu; alle Bedingungen stehen in der FAQ Sind Online-Unterweisungen zulässig?

Während der Corona-Pandemie erlaubte die inzwischen außer Kraft getretene SARS-CoV-2-Arbeitsschutzregel Unterweisungen ausdrücklich auf elektronischem Weg. Was davon heute gilt, steht im Rückblick Unterweisung zu Covid-19 in der Coronazeit.

Welche Themen eignen sich für eine Online-Schulung?

Sie können Online-Schulungen für viele Themen durchführen, zum Beispiel:

  • Mitarbeiterunterweisungen im Arbeitsschutz, von der jährlichen Sicherheitsunterweisung bis zur Betriebsanweisung
  • Datenschutz-Schulung und andere Compliance-Themen
  • Onboarding neuer Mitarbeiter
  • Produkt- und Prozessschulungen
  • Berufliche Weiterbildung, Kommunikation und Soft Skills

Was Sie jetzt tun können

  1. Legen Sie eine kostenlose Testplattform an und bauen Sie Ihren ersten Kurs aus einer vorhandenen Präsentation.
  2. Tragen Sie Ihre Pflichtunterweisungen mit Turnus in die Schulungsmatrix ein, damit Sie wissen, welche Kurse zuerst dran sind.
  3. Laden Sie die ersten Mitarbeiter ein und lassen Sie eine Person aus der Zielgruppe den Kurs testen.

Wo Sie Hilfe brauchen, ist unser Support kostenfrei für Sie da.