Wenn Unternehmen Online-Schulungen einführen, stellen sie uns vorab meist dieselben Fragen: Wie kommen die Benutzer ins System, welche Inhalte lassen sich hochladen, wie lange dauert die Einführung, und läuft das auch am Smartphone? Hier sind die zehn häufigsten Fragen mit kurzen Antworten, bezogen auf Schulungstool.de. Grundlagen zu Vorteilen, Ablauf und Softwareauswahl finden Sie im Leitfaden zur Online-Schulung.

Das Wichtigste in Kürze

  • Benutzer kommen per E-Mail-Einladung, Listen-Import, Selbst-Registrierung, manuell oder automatisch per Single Sign-on und Personio ins System; den Import übernimmt auf Wunsch unser Support kostenfrei.
  • Als Lerninhalte eignen sich PDF-Präsentationen, Bilder, Videos, Artikel, Quizfragen, Voice-over, Begleitmaterial und SCORM-Kurse.
  • Mit vorhandenen Inhalten dauert die Einführung zwischen einem Tag und einer Woche.
  • Installiert wird nichts: Schulungen laufen im Browser, am PC, Tablet und Smartphone.
  • Logo, Primärfarbe, Favicon und Zertifikatsvorlage stellen Sie selbst ein; eine eigene Domain schaltet der Support auf.

1. Wie bekommen wir unsere Benutzer ins System?

Auf mehreren Wegen, die Sie auch kombinieren können:

  • Per E-Mail einladen: für Mitarbeiter mit E-Mail-Adresse. Sie erhalten eine Einladung, setzen Benutzername und Passwort selbst und können starten, sobald Sie Kursteilnahmen anlegen. Anleitung: Benutzer per E-Mail einladen.
  • Per Liste importieren: für viele Benutzer auf einmal, auch ohne E-Mail-Adresse. Sie laden Ihre Excel- oder CSV-Liste mit dem Import-Assistenten hoch (Benutzer importieren). Bei komplexen Listen übernimmt unser Support den Import kostenfrei, meist innerhalb eines Tages: Senden Sie die Liste an support@schulungstool.de.
  • Selbst-Registrierung: Sie teilen einen Link, QR-Code oder Aushang; Mitarbeiter legen ihr Konto selbst an und landen automatisch in der richtigen Gruppe (Selbst-Registrierung per Link, QR-Code oder Aushang). Praktisch bei hoher Fluktuation.
  • Manuell anlegen: für einzelne Benutzer, etwa ohne E-Mail-Adresse (Benutzer manuell erstellen).
  • Automatisch per Single Sign-on oder Personio: Mitarbeiter mit Firmenkonto legt Schulungstool.de beim ersten Login an (Single Sign-on einrichten); aus Personio übernimmt es Mitarbeiter, hält sie aktuell und deaktiviert sie zum Austrittsdatum (Personio verbinden).

Wie Sie Mitarbeiter in Produktion, Lager oder Reinigung erreichen, die keine E-Mail-Adresse haben, erklärt der Beitrag Online-Unterweisung ohne E-Mail-Adresse.

2. Welche Inhalte können wir hochladen oder erstellen?

Ein Kurs besteht aus Folien, die Sie aus vorhandenem Material zusammenstellen:

  • PDF-Präsentationen, zum Beispiel aus PowerPoint oder Keynote exportiert
  • Bilddateien wie JPEG oder PNG
  • Videos, als MP4 hochgeladen oder von YouTube und Vimeo eingebunden
  • Quizfragen, einzeln oder als Fragenpool für einen Abschlusstest
  • Artikel, die Sie wie einen Blogbeitrag aus Text, Bildern und Medien aufbauen
  • Voice-over im MP3-Format zu einzelnen Folien
  • Begleitmaterial zum Herunterladen oder als Weblink
  • fertige SCORM-Kurse von Content-Anbietern

Online-Schulungen einführen – Videos erstellen

Auch selbst erstellte Videos können Sie in Ihren Schulungen als Folie verwenden.

Wie Sie daraus Schritt für Schritt E-Learning selbst erstellen, zeigt der Leitartikel dazu.

3. Wie lange dauert es, Online-Schulungen einzuführen?

Mit vorhandenen Inhalten zwischen einem Tag und einer Woche. Das Konto legen Sie in wenigen Minuten an: Sie wählen die Internetadresse, etwa ihre-firma.schulungstool.de, und erstellen den ersten Administrator. Fertige Präsentationen laden Sie als PDF hoch; planen Sie Zeit für Quizfragen ein, wenn Sie das Verständnis prüfen möchten. Danach laden Sie Ihre Benutzer ein (Frage 1) und erstellen Kursteilnahmen.

Länger dauert es, wenn Sie Inhalte erst erstellen oder das Design anpassen (Frage 8). Das Abonnement schließen Sie online in Ihrem Konto ab, sobald Sie nach dem Test mit der Schulung beginnen möchten.

Zwei Kollegen sitzen mit Laptops vor einer Wand mit bunten Haftnotizen und planen die Einführung von Online-Schulungen

Planen Sie die Einführung gemeinsam mit den Kollegen, die später Kurse erstellen und Benutzer verwalten.

4. Können wir auch Externe schulen?

Ja. Wen Sie schulen, entscheiden Sie: Mitarbeiter, Leiharbeiter, Gäste, Geschäftspartner oder Kunden. Jede Person muss nur als Benutzer in Ihrem Konto angelegt sein. Für Leiharbeiter beschreibt die FAQ Unterweisung von Leiharbeitern das Vorgehen; Kunden und Partner fassen Sie am besten in eigenen Gruppen zusammen (Frage 5).

5. Wie nutzen wir die Gruppen-Funktion sinnvoll?

Gruppen bündeln Benutzer, damit Sie Kursteilnahmen mit wenigen Klicks an viele Personen zugleich vergeben, statt jeden Mitarbeiter einzeln auszuwählen. Drei bewährte Einteilungen, die Sie auch kombinieren können:

Einteilung Wann sinnvoll Beispiel
Je Abteilung eine Gruppe Abteilungen unterscheiden sich in Arbeitsweise und Gefährdungen Produktion, Lager und Verwaltung erhalten jeweils eigene Unterweisungen
Je Tätigkeit oder Arbeitsplatz Schulungen hängen an Maschinen, Fahrzeugen oder Tätigkeiten Die Gruppe „Staplerfahrer“ erhält die Unterweisung zum Flurförderzeug
Je Kunde oder Geschäftspartner Sie schulen als Dienstleister andere Unternehmen oder Ihre Kunden Eine Gruppe je Kundenfirma, auf Wunsch mit einem eigenen Kurs je Kunde

Anleitung: Eine Gruppe erstellen. Betreiben Sie mehrere rechtlich eigenständige Firmen, sind getrennte Konten oft der bessere Weg; die Schulungstool Admin Console, das Organisations-Portal für Unternehmensgruppen, Partner und Reseller, verwaltet sie zentral.

6. Können Mitarbeiter die Schulungen am Smartphone oder Tablet bearbeiten?

Ja. Der Lernbereich läuft in jedem modernen Browser und passt sich an die Bildschirmgröße an; nötig ist nur eine Internetverbindung. Mitarbeiter ohne Bildschirmarbeitsplatz nutzen ihr eigenes Smartphone oder ein gemeinsames Gerät: In der Industrie hat sich ein Tablet bewährt, das mehrere Mitarbeiter nacheinander verwenden, auf Baustellen das Smartphone direkt vor Ort. Eine Schulung lässt sich am PC beginnen und später am Smartphone fortsetzen.

Lächelnde Frau bedient ein Smartphone mit beiden Händen am Fenster

Online-Schulungen und -Unterweisungen erledigen Benutzer auch unterwegs am Smartphone oder Tablet. Nötig sind ein moderner Browser und Internetzugang.

Wie Sie Inhalte für kleine Bildschirme aufbereiten, zeigt der Beitrag So werden Online-Schulungen mobilfreundlich.

7. Muss die Software installiert werden?

Nein. Schulungstool.de ist webbasiert: Sie und Ihre Benutzer rufen es im Browser auf, am PC, Laptop, Tablet oder Smartphone, ohne Installation und ohne eigene Server. Mehrere Benutzer können sich ein Gerät teilen, wenn sich jeder nach seiner Teilnahme abmeldet. Mehr dazu in der FAQ zu den Systemanforderungen der Online-Unterweisung.

8. Welche Anpassungen an unser Corporate Design sind möglich?

Logo, Primärfarbe, Favicon und Zertifikatsvorlage stellen Sie selbst ein, im Administrationsbereich unter Einstellungen > Design, mit Live-Vorschau:

Weitere Wünsche prüfen wir auf Anfrage. Einen Überblick gibt die FAQ Corporate Design und eigene Domain.

9. Können wir eine eigene Domain verwenden?

Ja. Standardmäßig erreichen Ihre Benutzer Ihr Konto unter einer Subdomain wie ihre-firma.schulungstool.de, die Sie bei der Registrierung wählen. Soll die Adresse nicht auf schulungstool.de enden, etwa schulungen.ihre-firma.de oder ihre-firma-akademie.de, schaltet unser Support Ihre eigene Domain oder Subdomain auf und sendet Ihrer IT eine kurze Anleitung dazu; sprechen Sie uns an. Auch Subdomain und Name Ihres Kontos ändert der Support jederzeit kostenfrei, etwa nach einer Umfirmierung (Domain und Name Ihres Kontos anpassen).

10. Können wir Zertifikate deaktivieren?

Ja, je Kurs. Standardmäßig erstellt Schulungstool.de nach jeder erfolgreichen Kursteilnahme automatisch ein Teilnahmezertifikat. Brauchen Sie für einen Kurs keine Zertifikate, schalten Sie in dessen Erweiterten Einstellungen die Option Zertifikate automatisch erstellen aus und bei Bedarf wieder ein (Zertifikate). Dort hinterlegen Sie für einzelne Kurse auch eine abweichende Zertifikatsvorlage.

Weitere Fragen?

Ihre Frage war nicht dabei? Schreiben Sie an support@schulungstool.de oder sehen Sie im Hilfebereich nach.

Wie Sie Ihre Kurse so aufbauen, dass Kollegen sie gern bearbeiten, zeigt der Beitrag Online-Schulungen gestalten.